Compliance

Ablauf des Beschwerdeverfahrens

Im Überblick finden Sie alle aktuellen Informationen zum Beschwerdeverfahren als Hinweisgeber:in

Der HANSA Gruppe ist es wichtig, frühzeitig über Verstöße Kenntnis zu erlangen, um diese schnellstmöglich zu beseitigen oder zu verhindern.
Sie haben Kenntnis von einem Rechtsverstoß der bereits geschehen ist? Oder Kenntnis von einem drohenden Rechtsverstoß? Dann teilen Sie uns das gerne mit.

Ablauf Beschwerdeverfahren

Der Schutz aller Hinweisgeber:innen im gesamten Beschwerdeverfahren ist uns besonders wichtig. Sie können sich darauf verlassen, dass Ihre Daten geschützt sind und Ihr Anliegen mit größtmöglicher Vertraulichkeit behandelt wird. Ihre persönlichen Daten werden nur der Compliance-Beauftragten, Frau Eva Messenbrink (oder bei Abwesenheit deren ernannten Vertreterin, n.n.) in der Beschwerdestelle bekannt sein und werden. Ohne Ihre Zustimmung wird Ihre Identität außerhalb dieses Kreises unbekannt bleiben. Sie können sich auf diese Zusicherung, hinter der die gesamte Geschäftsleitung geschlossen steht, absolut verlassen und wir bitten Sie, sich deshalb persönlich dorthin zu wenden, da dies hilft, Ihr Anliegen besser zur prüfen und Verbesserungen des kritisierten Zustandes zu bewirken.

Sollten Sie sich dennoch mit einer anonymen Meldung wohler fühlen, steht Ihnen selbstverständlich auch diese Möglichkeit offen. Es wird jedoch darauf hingewiesen, dass es im Falle einer anonymen Beschwerde bei der Prüfung des Sachverhaltes zu Problemen kommen kann, da keine Möglichkeit für Nachfragen besteht. Um Hinweise effektiv prüfen zu können und entsprechende Maßnahmen ergreifen zu können, sind wir auf Ihre Mithilfe angewiesen. Bitte nutzen Sie die Möglichkeit der anonymen Beschwerde nur, wenn Ihre Befürchtungen vor Nachteilen überwiegen.

Schutz der Hinweisgeber:innen

Ihnen drohen als Hinweisgeber:in keine Konsequenzen. Die HANSA Gruppe selbst wird keine Maßnahmen ergreifen, die sich gegen Sie richten werden. Ebenso wenig tolerieren wir Maßnahmen durch andere Personen und stehen in jedem Fall an Ihrer Seite. Die HANSA Gruppe wird das Möglichste unternehmen, um jeden Schaden von Ihnen abzuwenden.
Auch nach Abschluss des Beschwerdeverfahrens, bleiben wir als Compliance-Beauftragte und damit Ihr Ansprechpartner für Ihre Beschwerde an Ihrer Seite.

Welche Möglichkeiten haben Sie?

Sollten Sie sich für die Abgabe eines Hinweises entscheiden, stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Kontaktaufnahme offen:

Meldeformular

Auf dieser Seite finden Sie ein spezielles Meldeformular, welches Sie verwenden können. Ihre Informationen werden geschützt an die Beschwerdestelle gesendet.

Telefonisch

Gerne können Sie auch telefonisch mit uns Kontakt aufnehmen.
Sie erreichen uns Montag, Dienstag, Donnerstag und Freitag von 08:00 bis 12:00 Uhr unter 06351 12797 188. Ihr Anruf wird dann persönlich von der Beschwerdestelle entgegengenommen. Sollte diese einmal nicht besetzt sein, können Sie ihr Anliegen auf dem Anrufbeantworter hinterlassen. Wir kümmern uns dann schnellstmöglich um Ihr Anliegen. Ihr Anruf ist selbstverständlich vertraulich.

Per E-Mail

Per Mail erreichen Sie uns unter compliance@hansa-gruppe.info. Auch hier ist der Schutz Ihrer Identität sichergestellt.

Per Post

Möchten Sie lieber postalisch mit uns Kontakt aufnehmen? Dann senden Sie uns Ihr Anliegen an

AZURIT Gruppe

persönlich an die Compliance-Beauftragte/ Beschwerdestelle

Hermann-Graf-Straße 5

67304 Eisenberg/Pfalz

Persönlich

Selbstverständlich können Sie Ihr Anliegen auch persönlich mit uns besprechen. Sie finden uns unter folgender Adresse:

AZURIT Gruppe

-Compliance-Beauftragte / Beschwerdestelle-

Hermann-Graf-Straße 5

67304 Eisenberg/Pfalz

Um sicherzustellen, dass die Compliance-Beauftragte für Sie anwesend ist, bitten wir für diese Fälle um vorherige Terminvereinbarung. Nehmen Sie hierzu gerne über das Kontaktformular, per Mail oder Telefon Kontakt mit uns auf.

Bearbeitungszeitraum und Ablauf der Bearbeitung

Sollten Sie den oder die Hinweise unter Angabe Ihrer Daten abgeben, erhalten Sie nach spätestens 7 Tagen eine Eingangsbestätigung per Mail oder Post.

Wir prüfen, ob wir für Ihr Anliegen zuständig sind. Sollte dies nicht der Fall sein, helfen wir Ihnen dabei, Ihren Hinweis der zuständigen Stelle zukommen zu lassen.

Ist unsere Zuständigkeit gegeben, überprüfen wir den Hinweis auf Stichhaltigkeit und fordern gegebenenfalls weitere Informationen bei Ihnen und anderen Stellen ein. Sollten wir andere Personen oder Stellen kontaktieren, geschieht dies ohne Offenlegung Ihrer Person.

Sollte sich ein Rechtsverstoß feststellen lassen oder ein solcher drohen, werden wir geeignete Maßnahmen ergreifen, um den Rechtsverstoß zu beenden, diesen zu verhindern und bereits eingetretene Schäden wiedergutzumachen. Während des ganzen Verfahrens halten wir Sie regelmäßig informiert und stehen für Rückfragen gerne zur Verfügung.

Nach Abschluss des Verfahrens, erhalten Sie eine abschließende Rückmeldung von uns, aus der Sie ersehen können, welches Ergebnis die Überprüfung Ihres Hinweises ergeben hat sowie welche Maßnahmen wir mit welchem Ziel ergriffen haben.

Anonyme Hinweise

Im Falle eines anonymen Hinweises bitten wir um Verständnis, dass eine Rückmeldung und Mitteilung des Bearbeitungsstandes nicht möglich ist. Aufgrund der Vertraulichkeit des Hinweises, können auch keine Rückfragen Ihrerseits zum Stand des Verfahrens beantwortet werden.
Die Hansa Gruppe ist für jeden Hinweis dankbar, der unser Unternehmen vor Rechtsverletzungen und Schäden bewahrt, und unser Unternehmen besser macht.

Meldeformular

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